Podmínky ochrany osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů — Crocogarden z.s. / Berukroužky

Účinnost od 28. 8. 2026

I. Správce osobních údajů

1. Správcem osobních údajů je Crocogarden z.s., IČO 03890341, se sídlem K Borovíčku 38/20, 148 00 Praha 4, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze (dále jen „Správce“).
2. Kontaktní údaje Správce: adresa K Borovíčku 38/20, 148 00 Praha 4; e-mail info@berukrouzky.cz; telefon 775 600 308.
3. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Jaké osobní údaje zpracováváme

1. V souvislosti s přihlášením dítěte na zájmový kroužek nebo příměstský tábor může Správce zpracovávat zejména: jméno a příjmení rodiče nebo jiné osoby, která dítě přihlašuje; e-mailovou adresu; telefonní číslo; adresu a případné fakturační údaje; jméno a příjmení dítěte; datum narození nebo věk dítěte; školu, třídu nebo jiné údaje potřebné pro organizaci programu; údaje o způsobu předávání a vyzvedávání dítěte; informace potřebné pro platbu, čerpání benefitů nebo příspěvků; údaje související s komunikací mezi Správcem a rodičem; případně údaje o zdravotním stavu dítěte, alergiích, zdravotních omezeních nebo jiných okolnostech významných pro bezpečnou účast dítěte.
2. Správce zpracovává pouze údaje, které jsou potřebné pro konkrétní účel.

III. Proč a na jakém základě osobní údaje zpracováváme

1. Přihlášení a poskytování kroužků a táborů. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem přijetí a evidence přihlášky, uzavření a plnění smlouvy, organizace kroužků a táborů, komunikace s rodiči, evidence docházky a účastníků, zajištění předávání a vyzvedávání dětí, fakturace a evidence plateb a řešení změn, storna, reklamací a dalších požadavků. Právním základem je zejména plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
2. Plnění právních povinností. Některé údaje zpracováváme proto, že nám jejich uchovávání nebo jiné zpracování ukládají právní předpisy, zejména účetní, daňové nebo jiné veřejnoprávní předpisy. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
3. Ochrana našich práv a oprávněných zájmů. Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu zpracovávat také za účelem ochrany právních nároků, evidence a řešení stížností a sporů, prevence zneužití našich služeb, zabezpečení systémů a ochrany majetku, zdraví a bezpečnosti účastníků a dalších osob. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

IV. Údaje o zdravotním stavu dítěte

1. Informace o zdravotním stavu, alergiích, zdravotních omezeních nebo užívaných léčivech jsou zvláštní kategorií osobních údajů.
2. Tyto údaje požadujeme pouze tehdy a v takovém rozsahu, v jakém jsou důležité pro bezpečné zajištění účasti dítěte na kroužku nebo táboře.
3. Pokud je pro jejich zpracování vyžadován výslovný souhlas, je tento souhlas rodiči předkládán samostatně. V případech stanovených právními předpisy mohou být tyto údaje zpracovávány i na základě jiného právního důvodu podle čl. 9 GDPR.
4. Údaje o zdravotním stavu nepoužíváme pro marketingové účely.

V. Obchodní sdělení a marketing

1. Pokud jste naším zákazníkem, můžeme Vám v souladu s právními předpisy zasílat informace a nabídky týkající se našich vlastních obdobných služeb, zejména kroužků, táborů a souvisejících aktivit.
2. Proti využívání osobních údajů pro přímý marketing můžete kdykoliv vznést námitku. Z odběru obchodních sdělení se můžete rovněž kdykoliv jednoduše odhlásit prostřednictvím odkazu uvedeného v každém obchodním sdělení nebo kontaktováním Správce.
3. Pokud je pro zasílání obchodních sdělení nebo jiné marketingové zpracování vyžadován souhlas, budeme osobní údaje pro tento účel zpracovávat pouze na základě tohoto souhlasu.
4. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
5. Osobní údaje dětí nepoužíváme pro přímý marketing vůči dětem.

VI. Fotografie a videozáznamy

1. Tyto zásady samy o sobě nezakládají oprávnění používat fotografie nebo videozáznamy dítěte pro marketingové účely.
2. Pořizování a využívání identifikovatelných fotografií a videozáznamů pro propagaci Správce se řídí samostatným souhlasem nebo jiným odpovídajícím právním titulem.
3. Fotografie a videozáznamy mohou být pořizovány také v jiném režimu, například pro dokumentaci konkrétní události nebo zpřístupnění rodičům, pokud je pro takové zpracování dán odpovídající právní titul a rodiče jsou o něm informováni.

VII. Jak dlouho údaje uchováváme

1. Údaje potřebné pro plnění smlouvy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu a uplatnění našich právních nároků.
2. Účetní, daňové a obdobné doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
3. Údaje o zdravotním stavu a jiné citlivé organizační informace o dítěti uchováváme pouze po dobu, kdy jsou potřebné pro bezpečné zajištění programu, případně po nezbytně dlouhou dobu pro řešení konkrétní události nebo právního nároku.
4. Údaje zpracovávané pro marketing na základě oprávněného zájmu zpracováváme do doby, než proti takovému zpracování vznesete námitku, případně do zániku tohoto účelu.
5. Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme po dobu uvedenou v konkrétním souhlasu nebo do jeho odvolání.
6. Po skončení příslušné doby osobní údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud jejich další uchovávání nevyžaduje právní předpis nebo ochrana našich práv.

VIII. Kdo může mít k údajům přístup

1. K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro výkon své práce nebo plnění povinností Správce.
2. Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména lektorům a dalším osobám zajišťujícím program; poskytovatelům IT systémů, hostingu, databází a rodičovského portálu; poskytovatelům platebních, účetních a fakturačních služeb; poskytovatelům e-mailových, SMS a komunikačních služeb; poskytovatelům zaměstnaneckých benefitů a příspěvkových programů; poskytovatelům marketingových služeb; účetním, daňovým a právním poradcům; pojišťovnám; a orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.
3. Pokud příjemce zpracovává údaje naším jménem, je zpracování upraveno příslušnou smlouvou nebo jiným právním mechanismem požadovaným GDPR.

IX. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

1. Někteří poskytovatelé informačních, cloudových, komunikačních nebo marketingových služeb mohou využívat infrastrukturu nebo další zpracovatele mimo Evropský hospodářský prostor.
2. Pokud dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí, činíme tak pouze za podmínek stanovených GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, standardních smluvních doložek nebo jiného odpovídajícího mechanismu.

X. Automatizované rozhodování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování včetně profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by vůči subjektům údajů vyvolávalo právní účinky nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkalo.

XI. Vaše práva

1. Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů, právo na výmaz osobních údajů, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo kdykoliv odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu.
2. Pokud se domníváte, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

XII. Zabezpečení osobních údajů

1. Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zničením.
2. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.
3. Úroveň zabezpečení Správce průběžně přizpůsobuje charakteru zpracovávaných údajů a používaným technologiím.

XIII. Závěrečná ustanovení

1. Tyto zásady slouží ke splnění informační povinnosti Správce vůči subjektům osobních údajů.
2. Odesláním přihlášky neudělujete obecný souhlas se zpracováním osobních údajů. Osobní údaje zpracováváme vždy na základě konkrétního právního důvodu uvedeného v těchto zásadách nebo v samostatném souhlasu.
3. V přihlášce může být Rodič požádán o potvrzení, že se s těmito zásadami seznámil.
4. Správce je oprávněn tyto zásady průběžně aktualizovat, zejména v souvislosti se změnou právních předpisů, používaných služeb nebo způsobů zpracování osobních údajů.
5. Aktuální znění zásad je vždy zveřejněno na internetových stránkách Správce.
6. Tyto zásady nabývají účinnosti dne 28. 8. 2026.